IncaMail HR Belege wie Entgeltabrechnungen digital, sicher, verschlüsselt versenden

Ein wichtiger Schritt in eine digitale und effiziente HR-Umgebung

Digitale Personalakte von aconso

Die Digitale Personalakte von aconso ist das Gegenstück zur klassischen Papierakte. Dank Software-Unterstützung können Sie Ihre Personaldokumente in digitaler Form einfacher und übersichtlicher managen. Die Digitale Personalakte ist dabei optimal an die Anforderungen einer Personalabteilung angepasst und bringt viele Vorteile.

Vorteile

Vorteile auf einen Blick:

Einsparung von Zeit & Kosten

Bis zu 50 % des Arbeitsaufwands und 20 % der Druck- und Personalkosten einsparen

Einfacher Zugriff von überall

Standortunabhängiger, zeitgleicher Zugriff & gleicher Informationsstand für alle Mitarbeiter

Modernes User Interface

Leichteres und komfortableres Arbeiten dank modernem Look & Feel

Schnelle & einfache Integration

Nutzung sowohl mit SAP ERP HCM als auch SAP SuccessFactors möglich

Hohe Datensicherheit & Datenschutz

Einhaltung deutscher Standards & rollenbasierte Zugriffsrechte gemäß EU-DSGVO

Die HR-Lösungen von aconso haben uns geholfen die Papierflut zu reduzieren. Statt mit Aktenbergen können wir uns heute mit den Menschen dahinter beschäftigen

Manuela Piehl Leiterin Ressort Personalwirtschaft, Vivantes

Digitale Personalakte

Umfang

Schneller, einfacher Zugriff auf Dokumente
Die Suche nach Dokumenten wird durch die Digitale Personalakte erheblich vereinfacht. Dank einer Suchfunktion kann man schnell und einfach nach Dokumentenarten und Registern suchen und darauf zugreifen - ortsunabhängig, mobil und gleichzeitig.

Intelligente Anzeige von Mitarbeiterakten
Mit der eAkte können Sie sich Mitarbeiterakten situationsbezogen und kontextabhängig anzeigen lassen. Beispielsweise werden vor einem Feedbackgespräch mit einem Mitarbeiter automatisch die Protokolle der vergangenen Termine angezeigt.

Personalakten digitalisieren dank Scan Services
Im Rahmen der Implementierung einer Digitalen Personalakte werden Ihre Akten in Papierform digitalisiert. Dokumente, die später bei Ihrer täglichen Arbeit anfallen, können Sie selbst einscannen. Diese werden anschließend automatisch in der eAkte abgelegt. Auf Wunsch kann auch aconso Ihr tägliches Scanning übernehmen.

Sicher bei Datenschutz & Compliance
Ihre Mitarbeiterdaten sind in der eAkte sicher! Die Zugriffe werden mit einer 2-Faktoren-Authentifizierung sowie einer SSL-Verschlüsselung gesichert. Außerdem erfolgen die Zugriffe nach einem speziellen Berechtigungs- und Rollenkonzept. Dank Prüfprotokollen und Dokumentationen können Änderungen in der Akte nachvollzogen und so die Revisionssicherheit gewährleistet werden.

Rechtemanagement & Zugriffskontrollen
Dank eines konfigurierbaren Rechtemanagements können Sie Zugriffsrechte gezielt steuern und diese den jeweiligen Mitarbeitern zuweisen. Natürlich kann das Rechtemanagement aus Ihrem HCM übernommen werden. Auch temporäre Zugriffe für bestimmte Mitarbeiter sind möglich.

Mit SAP HCM und SAP SuccessFactors kompatibel
Durch die umfassende Integration der aconso Lösung können Sie nicht nur in SAP HCM, sondern auch direkt in SAP SuccessFactors auf die Digitale Personalakte zugreifen. HR-Dokumente werden automatisch erstellt und gleich in der entsprechenden elektronischen Personalakte abgelegt.

Die Features der Digitalen Personalakte

Die Digitale Personalakte beinhaltet folgende Bestandteile:

Anpassbare Registerstruktur
Ablagekorb mit Weiterleitungsfunktion
Gruppenablagekörbe
Wiedervorlage für Dokumente
Lesezeichen und Notizzettel am Dokument
Volltextsuche und Favoritenliste für häufig angefragte Akten
Löschen von Dokumenten nach dem "Vier-Augen-Prinzip"
Temporäre Akteneinsicht (z. B. für Mitarbeiter und Führungskräfte) sowie eine Reportingfunktion

Dokumentenvolumen managen

Das Dokumentenvolumen ist in der Regel sehr hoch. Deshalb empfehlen wir Ihnen eine semi-professionelle Hard- / Software-Lösung mit Barcodeerfassung und automatisierter Zuordnung zu nutzen. Oft können auch vorhandene Anwendungen zum Einsatz kommen. Die Ablage der Dokumente erfordert ein Ablage- oder Archivsystem zur rechtssicheren Langzeitarchivierung. Es können vorhandene Archivsysteme verwendet werden oder alternativ kann auch der SAP Content Server zum Einsatz kommen.

digitale personalakte_personalmanagement_Screen

Schnelle Einführung

Die Projektlaufzeit bei Best Practise Projekten dauert in der Regel 5 bis 10 Tage.

Automatisierte Erstellung von Dokumenten

Sie suchen eine schnelle, einfache und übersichtliche Dokumentenverwaltung? Sie möchten Ihre Vertragserstellung automatisieren und Vertragsänderungen oder Vertragsergänzungen digital verwalten? Sie wollen Prämienschreiben, Bonusschreiben und andere Korrespondenz mit digitalen Vorlagen direkt aus dem SAP HCM erstellen? Bei allen Anwendungsfällen ist die Digitale Personalakte das richtige Produkt!

Alle unsere Personaler arbeiten mit demselben standardisierten System. Besonders komfortabel ist die Drag & Drop-Funktion des aconso-Client, mit der sich elektronische Dokumente leicht der Akte zuführen lassen.

Sabine Rüffer Projektleiterin, Lufthansa Global Business Services

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