Recruiting

Zu den Aufgaben eines Recruiters gehören das Schreiben von Stellenanzeigen, die Prüfung von Bewerbungen, die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und manchmal auch die Verhandlung von Beschäftigungsbedingungen.

Herausforderungen wie der demografische Wandel, die Einhaltung des Datenschutzes und der Fachkräftemangel stellen neue Anforderungen an das Verfahren und die Personalverantwortlichen. Es ist wichtig, dass frühzeitig die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, da der Prozess aufgrund dieser Entwicklungen keine Einbahnstraße mehr ist. Um die besten Talente anzuziehen, muss der Recruiter bzw. die Recruiterin in den Dialog mit diesen kommen. In vielen Fällen erfordert das Bewerbermanagement auch Networking mit potenziellen Talenten, um sie von den Vorzügen des Unternehmens zu überzeugen. Dies erfordert nicht nur die Überprüfung der Bewerbungsunterlagen, sondern auch die aktive Beteiligung der Personalverantwortlichen am Prozess.

Dieser Ansatz muss nicht nur innerhalb des Recruitingteams koordiniert werden, sondern sollte abgestimmt auf die Gesamtstrategie sein. Das alles macht den Recruiting-Job heutzutage sehr anspruchsvoll. Starke Kommunikationsfähigkeit, Networking, strategische Weitsicht, Menschenkenntnis, Verständnis über das Geschäft des eigenen Unternehmens und spezieller Jobs sind nur einige der vielfältigen Anforderungen, die ein erfolgreicher Recruiter bzw. eine erfolgreiche Recruiterin heute erfüllen muss.

Wenn ein Unternehmen neues Personal benötigt, sei es, um bestehende Mitarbeitende zu ersetzen oder neue Arbeitsplätze zu schaffen, ist das Recruiting, manchmal auch als Personalbeschaffung bezeichnet, am Zug. Um die richtigen Mitarbeitenden zu finden, muss die Personalabteilung ausreichend auf ihr Stellenangebot aufmerksam machen. Diese Faktoren spielen hier eine zentrale Rolle:

• Budget
• Zielgruppe
• Umfang

Um die Ausgaben zu begrenzen und das Budget nicht zu überschreiten, stellt sich die Frage, welche Rekrutierung-Kanäle wie genutzt werden sollen. Neben kostenlosen Kanälen wie der Firmen-Homepage werden auch Job-Portale, soziale Netzwerke und Agenturen zur Besetzung einer Stelle genutzt. Um besondere Erfolge zu erzielen oder sich in einem schwierigen Marktumfeld abzuheben, müssen auch innovativere Ideen mutig umgesetzt werden.

Es sollte die richtige Mischung erwogen werden, um möglichst viele Menschen der richtigen Zielgruppe zu den geringsten Kosten zu erreichen.

Bei Veröffentlichungskosten auf Stellenportalen von 800 bis 1.000 Euro pro Anzeige pro Monat, beispielsweise auf Monster oder StepStone, ist es sinnvoll, eine zielgruppenorientierte Anzeige zu nutzen und nicht alle Stellen auf allen Portalen zu veröffentlichen.

Neben dem klassischen Jobportal bieten soziale Netzwerke eine gute Alternative für die Rekrutierung neuer Talente. Im Vergleich zur Veröffentlichung auf den oben genannten Karriereseiten bieten Netzwerke wie LinkedIn, Xing, Facebook und Co. die Variante der gesponserten Stellenanzeige an. Auf diese Weise zahlt das Unternehmen nicht von Anfang an einen festen Preis, sondern die Kosten entwickeln sich mit dem Umfang und der Resonanz der veröffentlichten Arbeit. Dadurch wird das Risiko ungleicher Kosten minimiert, aber die Chance auf ein "gutes Geschäft" wird im gleichen Maße reduziert.

Mit dem Start von Google for Jobs im Mai 2019 eröffnen sich neue Möglichkeiten weit über die üblichen Stellenangebote hinaus. Wir haben uns das Instrument näher angeschaut und machen die zu erwartenden Veränderungen bei der Rekrutierung sichtbar.

Neben spezifischen Stellenangeboten kann man auch versuchen, Interessierte mit Maßnahmen des Inbound-Marketings auf die eigenen freien Stellen aufmerksam zu machen. Beispielsweise, indem für Bewerberinnen und Bewerber allgemein relevante Inhalte zur Verfügung gestellt werden, nach denen diese häufig suchen. Beispielsweise "was macht eigentlich ein Mechatroniker" oder dergleichen. Gerade junge Menschen, die noch auf der Suche nach dem richtigen Job sind, können so gleichzeitig für den Beruf als auch das Unternehmen gewonnen werden. Im Zusammenhang mit dem Fachkräftemangel wäre so eine Werbekampagne für technische Berufe eine interessante Möglichkeit, auf dem Arbeitsmarkt auf sich aufmerksam zu machen.

Außer solchen passiven Methoden der Talentsuche macht der fortschreitende Mangel an qualifiziertem Personal auch die aktive Suche in Deutschland zu einem besonderen Zweig des Berufsstandes. Ständige Headhunter und Agenturen sind auf die direkte Ansprache und Suche nach potenziellen Talenten spezialisiert. Dieser Ansatz hat sich in den letzten Jahren als Active Sourcing etabliert. Eine 2017 vom ICR durchgeführte Umfrage ergab, dass 80% der Arbeitgeber in Deutschland bereits den Wert einer aktiven Ansprache von qualifiziertem Personal erkannt haben. Aber auch das ist nicht günstig. Im Durchschnitt kostet eine Headhunting-Agentur 15-30% des erwarteten Jahreseinkommens des bzw. der neuen Mitarbeitenden. Für einen Ingenieur mit einem Jahreseinkommen von 70.000€ und einer 20%igen Provision bedeutet dies 14.000€.

Aber warum zahlen Unternehmen solche Summen, anstatt einen Arbeitsplatz für 1.000 EUR anzubieten? Der Personaldienstleister Perspectivas hat ein Berechnungsbeispiel veröffentlicht, das den Druck auf Unternehmen zur Besetzung von Stellen veranschaulicht:

Um dies zu veranschaulichen, wird erneut ein Ingenieur mit einem Jahresgehalt von 70.000€ gesucht. Man geht davon aus, dass sein Mehrwert für das Unternehmen mit dem Faktor 2 angesetzt wird.

Formel:
Jahresgehalt: Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Rekrutierungszeit = VOC 70.000 Euro: 251 AT = 279 Euro/Tag * Faktor 2 = 558 Euro/Tag

So kostet zum Beispiel jeder nicht belegte Tag das Unternehmen 558 Euro. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass in diesem Beispiel die Besetzung einer Stelle über eine Anzeige auf einem herkömmlichen Stellenportal maximal 23,3 Tage länger dauern kann, um den gleichen Preis-Leistungs-Effekt wie ein Headhunter zu erzielen.

Wenn ein Unternehmen keine externen Headhunter einsetzt, ist Hochschulmarketing auf Karrieremessen eine Option. Dies ist besonders interessant, wenn junge Menschen gesucht werden. Diese können sich so persönlichen Eindruck vom Unternehmen machen und das Unternehmen umgekehrt von der Zielgruppe. Das erhöht einerseits den Reichweitenfaktor und außerdem direktes Feedback, wie das eigene Unternehmen und der Auftritt bei Bewerbern ankommt.

Um ihren Personalbedarf zu decken, nutzen viele Unternehmen neben den traditionellen, externen Rekrutierungskanälen auch interne Kanäle. Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind ein beliebtes Mittel zur Anwerbung von Mitarbeitenden. Wenn Beschäftigte eine Person aus ihrem privaten Umfeld empfehlen und diese eingestellt wird, zahlen viele Unternehmen Prämien an die werbenden Mitarbeitenden von mehreren tausend Euro oder Sachprämien.

Wenn die verwendeten Bewerbungskanäle erfolgreich sind, werden die Bewerbungen über verschiedene Methoden empfangen. Eine der am häufigsten verwendeten Bewerbungsformen ist die klassische Online-Bewerbung per E-Mail.

Die meisten Unternehmen bieten ihren Bewerberinnen und Bewerbern auch die Möglichkeit, ihre Daten direkt auf der Karriereseite des Unternehmens einzugeben und ihre Bewerbungsunterlagen dort hochzuladen. Von dieser Möglichkeit profitieren sowohl Bewerbende als auch Personalvermittler. Es rationalisiert den Bewerbungsprozess, der Personalvermittler erhält alle jobrelevanten Informationen direkt, und mit neuen Softwarelösungen wie SAP SuccessFactors Recruiting können Jobsuchende ihre Daten automatisch einfügen lassen, in der Regel über soziale Netzwerke oder durch Hochladen ihrer Lebensläufe.

Ein weiterer positiver Effekt ist, dass das Risiko des Verlusts oder der Verlegung eines Antrags in die Mailbox stark reduziert wird. Ein kurzer Blick auf den vorigen Absatz gibt eine Vorstellung von den Kosten, die hätten vermieden werden können, wenn die Dokumente eines vielversprechenden Antragstellers zu Unrecht ignoriert worden wären.

Anfragen per Post sind jedoch nach wie vor ein gängiges Mittel der Anwendung. Zu diesem Zweck steht eine ständig verbesserte Scan-Software zur Verfügung. Eingereichte Dokumente werden automatisch gelesen, analysiert und die relevanten Daten extrahiert, sodass hier das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens durchsucht und ausgewertet werden kann.

Es werden auch neue Arten von Anwendungen eingesetzt. Videoanwendungen oder eigene Anwendung-Homepages mit z. B. Beispielen digitaler Werke sollen hier erwähnt werden. Darüber hinaus wird die Anwendung über Smartphone (Stichwort "mobile Rekrutierung") immer wichtiger.

Vorauswahl

Basierend auf den Unterlagen, die von Talenten eingereicht werden, findet zunächst eine Vorauswahl statt. Dazu werden teilweise auch Tests eingesetzt, insbesondere in großen Unternehmen. Referenzanrufe an ehemalige oder aktuelle Arbeitgeber sind in Deutschland nicht sehr häufig, aber in anderen Ländern sind sie durchaus üblich. Vermehrt lagern Unternehmen inzwischen den Vorauswahlprozess an Dienstleister aus oder implementieren unterstützende Softwarelösungen, um sich stärker auf die interessantesten Talente konzentrieren zu können. Gerade grundlegende Abfragen, wie Reisebereitschaft oder Verfügbarkeit, aber auch administrative Prozesse, wie Intervieweinladung oder Absagen, können mit Hilfe von vorgefertigten Schreiben effizient abgebildet werden. Neu ist das Thema Recruiting-Chatbot. Bisher sind es noch Pilotversuche, aber künstliche Intelligenzen wie Alexa oder Siri werden immer besser. Zwar werden sie bis auf Weiteres keine Auswahlgespräche führen, aber um Talenten grundlegende Kontaktmögichkeiten für einfache Fragen, etwa nach dem Status der Bewerbung oder Verschiebung eines Interviewtermins, sind durchaus in nicht all zu ferner Zukunft denkbar.

Auswahl

Nach der Vorauswahl werden die interessantesten Talente in die nächste Phase des Bewerbungsverfahrens überführt. Diese Bewerbungsphase variiert je nach Größe und Umfang des Auswahlverfahrens. Sowohl die direkte Einladung zu einem persönlichen Gespräch als auch zusätzliche Auswahlhürden (z.B. Online-Tests) finden sich in der Praxis. Viele Recruiterinnen und Recruiter leiten die Unterlagen der ausgewählten Talente an die zuständige Fachabteilung oder die verantwortliche Führungskraft weiter, um sich Einschätzungen der fachlichen Eignung zu holen. Eine weitere Methode ist die telefonische Vorqualifizierung, bei der die Qualifikationen des Talents mit den Anforderungen der Stelle verglichen oder grundlegende Motivationen abgeklopft werden. Die Pioniere verwenden systemgestützte Testverfahren. So hat beispielsweise ein junges Unternehmen aus Aachen eine Software auf den Markt gebracht, die mit Hilfe von Stimm- und Sprachanalyse ein Persönlichkeitsprofil erstellt. Hier stellt ein Telefonroboter dem Anrufer verschiedene Fragen zum Arbeits- und Privatleben und erstellt anhand der Antworten ein Profil der Person. Unter dem Oberbegriff kognitive HR gibt es weitere Softwarelösungen, die Logik- und Transfertests in Online-Bewertungen anbieten, um das Screening von Bewerbungen zu reduzieren. Auch die klassischen Methoden wie Assessment Center sind nach wie vor im Einsatz. 2016 veröffentlichte Statista eine Umfrage, nach der das Assessment Center (53%) und Fallstudien (55%) die am dritt und viert-häufigsten verwendeten Methoden zur Personalauswahl sind. Nur das klassische Interview (98%) und das Telefoninterview (87%) werden häufiger genutzt.

Angebot und Vertrag

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens wird das beste Talent für die Besetzung der Stelle ausgewählt. Diesem muss ein Angebot oder ein Arbeitsvertrag unterbreitet werden. Dazu gehören Einzelheiten der Stelle wie Gehalt, Bonus, Zusatzleistungen, Anfangsdatum, Enddatum eines befristeten Vertrags, Urlaubsanspruch, rechtliche Bedingungen und Kündigungsfrist.

Einstellung

Sobald der Arbeitsvertrag von beiden Parteien unterzeichnet und damit rechtsgültig ist, kann der Onboardingprozess beginnen. Hierzu gehören administrative Tätigkeiten, wie die Anlage der Personalakte, die Eintragung der Mitarbeiterstammdaten im verwendeten HR IT System, aber auch erste Entwicklungsaktivitäten, wie Vernetzung des bzw. der neuen Mitarbeitenden mit dem Team, ggfs. vorbereitende Trainings und mehr.

Absagen

Absagen müssen den nicht ausgewählten Kandidatinnen und Kandidaten immer mitgeteilt werden. Ein persönliches Telefongespräch oder ein positiv formuliertes Ablehnungsschreiben ermöglicht es, trotz negativer Reaktionen als Arbeitgeber angenehm aufzufallen. Aber was, wenn es nicht nur ein gutes Talent gibt? Auch andere hätten einen sehr guten Eindruck machen können. Nicht jedem Talent kann sofort eine andere Stelle angeboten werden. Eine Möglichkeit, vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten an das Unternehmen zu binden, besteht jedoch darin, die bereits erwähnten Talentpools zu nutzen und über ein gezieltes Candidate Relationship Management mit solchen Personen in Kontakt zu bleiben, um sie vielleicht für die nächste in Frage kommende Stelle kontaktieren zu können.

Kandidaten-Weiterempfehlung

Eine relativ neue Möglichkeit für den Umgang mit geeigneten, aber letztlich doch nicht ausgewählten Talenten, ist die Weiterempfehlung dieser. Hier schließen sich zahlreiche Unternehmen, in der Regel über einen neutralen Vermittler, zusammen. Wird ein abgelehntes Talent in diesen gemeinsamen Pool vermittelt, und dieses dann später von einem anderen Unternehmen eingestellt, bekommt das ursprünglich vermittelnde Unternehmen eine Provision, ganz wie es ein Headhunter auch bekäme. Neben diesem monetären Aspekt profitiert jedes teilnehmende Unternehmen auch vom Zugriff auf einen sozusagen "vorqualifizierten" Talentpool.

"Candidat Experience" lässt sich einfach in "Kandidatenerfahrung" übersetzen. Damit sind alle Erfahrungen gemeint, die eine Kandidatin oder ein Kandidat im Laufe des Bewerbungsverfahrens in einem Unternehmen gesammelt hat. Dies umfasst die Kommunikation zwischen Talent und Unternehmen, sowohl aktiv, etwa in Mails, am Telefon oder persönlich, als auch passiv, etwa wie hilfreich Informationen auf der Website des Unternehmens sind. Auch eine wertschätzende Absage gehört dazu.

Das Thema der Candidate Experience wird immer wichtiger, denn im Zusammenhang mit dem Image des Arbeitgebers und dem wachsenden Fachkräftemangel ist die Außendarstellung von größter Bedeutung. Die Talente sind Multiplikatoren und Influencer ihres Umfelds, die in der Regel schlechte Erfahrungen in sozialen Netzwerken sofort mitteilen. Es ist daher langfristig sinnvoll, alle Kandidatinnen und Kandidaten mit Wertschätzung zu behandeln und auf diese Weise zu kommunizieren.

Grundsätzlich ist es durchaus sinnvoll, auch den Recruitingprozess zahlenbasiert zu steuern. Nur so können Schwächen im Prozess oder dessen Umsetzung erkannt und entsprechend gegengesteuert werden. Diese Ansicht hat sich auch bei vielen Unternehmen verbreitet, die Nutzung von Recruiting-KPI wird zunehmend zum Standard. Einer der beliebtesten Schlüsselfaktoren ist die Time-to-Hire, also die Zeitspanne zwischen der Bekanntgabe einer Stelle und ihrer Besetzung. Ziel ist es, die Effizienzverluste des bestehenden Prozesses zu ermitteln, indem die Zeit gemessen wird, die für die Besetzung der Stelle benötigt wird. Sinnvoll ist das allerdings nur, wenn die Qualität des Auswahlprozesses nicht unter dem Versuch leidet, ihn möglichst schnell zu gestalten. Denn langfristig kann ein besser geeignetes Talent die Vakanzverluste einer längeren Suchphase problemlos ausgleichen. Die Fehlanreize, lieber weniger qualifizierte Personen einzustellen, als wirklich die geeignetste zu suchen, ist ebenfalls ein ständiger Diskussionspunkt über die Sinnhaftigkeit dieses Indikators. Da kaum ein Recruiter bzw. eine Recruiterin zugeben würde, eine "suboptimale" Person ausgewählt zu haben, macht es Sinn, diese Kennzahl nie alleine, sondern im Verbund mit anderen zu messen. Führt etwa die schnellere Besetzung zu einer höheren Fluktuation in der Probezeit oder dem ersten Jahr, beispielweise weil kein ausreichend gutes Bild der neuen Position vermittelt wurde, sind die Kosten hierfür deutlich höher.

Es ist nicht nur der Rekrutierungsprozess auf Unternehmensseite, der den Erfolg der Besetzung beeinflusst. Auch die Einfachheit oder Benutzerfreundlichkeit für den Antragsteller hat einen großen Einfluss auf den Erfolg. So hat laut einer Studie von meinestadt.de in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule RheinMain aus dem Jahr 2017 fast die Hälfte der befragten Berufstätigen (46,6%) bereits mindestens eine Online-Bewerbung storniert. Um diese potentiellen Mitarbeitenden auch in Zukunft zu gewinnen, versuchen immer mehr Unternehmen, den Prozess auch auf der Bewerberseite zu straffen. Etwa zu messen, wie viele Klicks eine Person von der Anzeige der Ausschreibung bis zum Absenden der Bewerbung benötigt. Mit den richtigen Instrumenten können Unternehmen auch beurteilen, an welchem Punkt des Prozesses Interessierte das Antragsverfahren aufgeben.

Auch gerne erfasst werden statistische Kennzahlen, etwa die Reichweite der Ausschreibung (wie viele "Views") oder wie viele Bewerbungen eingegangen sind. Soziale Netzwerke, wie Facebook, liefern insbesondere Statistiken über die virale und organische Reichweite einzelner Werbeanzeigen. Dadurch kann die Qualität der aktuellen Rekrutierungskanäle und die Attraktivität des Stellenprofils bestimmt werden. Darüber hinaus wird die Anzahl der Talente gemessen, die die Anforderungen einer Stelle tatsächlich erfüllen. Dies gibt Auskunft über die Reichweite der Zielgruppe.

Die Befragung von Kandidatinnen und Kandidaten ist eine weitere effektive Möglichkeit, die Rekrutierungsbemühungen effizienter zu gestalten. Hier werden die Kandidatinnen und Kandidaten gefragt, wie sie von der Stelle erfahren haben. So kann ausgewertet werden, über welchen Kanal die meisten Anträge eingegangen sind, oder welcher Kanal die besten Talente hervorgebracht hat. Bei modernen Softwarelösungen ist dies nicht mehr notwendig, da der Anwendungskanal automatisch erfasst und somit ausgewertet werden kann.

Zusammenfassend muss man sagen, dass die sinnvolle Nutzung von KPI in den meisten Unternehmen erst am Anfang steht. Vor allem werden simple, statistische Zählungen erfasst, aber zu wenig echte Qualitätszahlen. Zielführender, aber eben auch komplizierter, wäre es beispielsweise, Recruitingkanäle nicht nach Anzahl eingegangener Bewerbungen zu bewerten, sondern nach ihrer "Erfolgsquote", wer letztlich eingestellt wurde. Ebenso, die Qualität der Recruiterinnen und Recruiter daran zu bemessen, wie die von ihnen eingestellten Mitarbeitenden nach einem Jahr von ihrer Führungskraft, oder noch besser, in einem 360° Feedback, bewertet werden. Wichtig ist, sich ernsthaft Gedanken zu machen, was man eigentlich rausfinden möchte und wie man dies am besten erreicht, statt einfach nur "populäre" Kennzahlen zu übernehmen. Und nicht zu vergessen, dass Zahlensteuerung auch immer Fehlanreize erzeugen können, wenn sie unpassend angewendet werden.